Ce que votre registre de kilométrage de l'ARC doit réellement indiquer

Ce que chaque déplacement doit indiquer

Pour chaque déplacement d'affaires, l'ARC s'attend à ce que votre registre consigne :

• La date
• Votre destination
• Le but du déplacement (qui vous avez vu ou ce que vous y avez fait)
• Le nombre de kilomètres parcourus

En plus des détails de chaque déplacement, consignez le relevé d'odomètre de votre véhicule au début et à la fin de votre période fiscale — c'est ce qui vous permet de calculer le total des kilomètres parcourus dans l'année, nécessaire pour établir votre pourcentage d'utilisation commerciale.

À quoi ressemble une bonne entrée par rapport à une entrée vague

Une entrée de registre qui résisterait à une vérification de l'ARC ressemble à ceci :

4 mars — Trajet du bureau à domicile vers Acme Corp, 123 rue Principale, Toronto — réunion client pour réviser les livrables du T1 — 18 km

Une entrée vague qui ne tiendrait pas la route :

Mars — affaires client — un peu de conduite

La différence n'est pas la longueur — c'est la précision. « Réunion client pour réviser les livrables du T1 » indique clairement à un vérificateur quel but professionnel servait le déplacement; « affaires client » n'établit même pas que le déplacement était de nature commerciale, encore moins pour quel client ni pourquoi.

Le navettage ne compte pas

Conduire de la maison vers un lieu de travail habituel — même si ce « lieu de travail habituel » est le bureau d'un client que vous visitez souvent — est généralement considéré comme du navettage personnel, non déductible, la même règle qui s'applique aux employés. La distinction qui compte habituellement pour les pigistes est de savoir si votre domicile constitue votre véritable lieu d'affaires : si c'est le cas, les déplacements de la maison vers un client ou un chantier sont des déplacements d'affaires; si vous avez un lieu de travail habituel distinct ailleurs, le trajet quotidien pour vous y rendre est du navettage. Consultez notre guide qu'est-ce qui constitue un déplacement d'affaires pour les scénarios précis qui prêtent à confusion.

Registre complet ou registre simplifié

L'ARC accepte deux approches :

• Registre complet : consignez chaque déplacement d'affaires, toute l'année, chaque année. La méthode la plus fiable, et la seule offerte lors de votre première année de réclamation de frais de véhicule.
• Registre simplifié : une fois que vous avez tenu un registre complet pendant une année de référence complète, les années suivantes n'exigent qu'un échantillon de 3 mois. Vous n'utilisez pas directement le pourcentage de cet échantillon — vous le comparez aux mêmes trois mois de votre année de référence, puis vous ajustez le pourcentage annuel de votre année de référence selon le rapport entre les deux. Si l'écart entre la période échantillon et la même période de l'année de référence dépasse 10 points de pourcentage, le raccourci ne s'applique pas pour cette année-là et vous devez revenir à un registre complet. Consultez notre guide taux de kilométrage de l'ARC pour un exemple chiffré de ce calcul d'ajustement.

Les registres numériques conviennent

L'ARC n'exige pas un registre papier spécifiquement — un tableur, une application ou un outil comme le nôtre qui horodate les entrées au fur et à mesure est acceptable, tant que les mêmes quatre données (date, destination, but, distance) finissent par être consignées pour chaque déplacement. Ce qui compte davantage que le format, c'est que les entrées soient faites près du moment où le déplacement a eu lieu, plutôt que reconstituées des mois plus tard de mémoire.

Combien de temps le conserver

Conservez votre registre de kilométrage — comme vos autres dossiers d'entreprise — pendant six ans à partir de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle il se rapporte, et non six ans à partir de la date du déplacement.

Consigner la date, la destination, le but et la distance de chaque déplacement au fur et à mesure est bien plus fiable que de reconstituer des mois de conduite de mémoire au moment des impôts — c'est exactement à cela que sert un registre tenu à jour.

Erreurs courantes à éviter

• Écrire des buts vagues comme « affaires » ou « travail » sans rien qui identifie qui ou quoi — voir la comparaison ci-dessus.
• Réclamer du navettage ordinaire comme déplacement d'affaires parce que ça semble lié au travail, même si le trajet mène à un lieu de travail habituel.
• Reconstituer des mois de déplacements de mémoire au moment des impôts plutôt que de consigner au fur et à mesure, ce qui nuit à la fois à l'exactitude et à la crédibilité en cas de vérification.
• Perdre le registre de l'année de référence avant de passer à la méthode simplifiée — vous avez besoin des chiffres de cette année-là pour ajuster l'échantillon de 3 mois chaque année suivante, pas seulement l'année où vous l'avez établie.

Questions fréquentes

Dois-je consigner les déplacements personnels aussi, ou seulement les déplacements d'affaires? Vous avez besoin de suffisamment d'information pour calculer votre total de kilomètres pour la période (via les relevés d'odomètre) ainsi que vos kilomètres d'affaires — vous n'avez pas besoin d'une entrée but/destination pour chaque course personnelle, seulement des relevés d'odomètre de début et de fin pour établir le total.

Que faire si j'oublie de consigner un déplacement le jour même? Consignez-le dès que vous vous en souvenez, avec la date réelle du déplacement, pas la date à laquelle vous rédigez l'entrée — une correction dans la même semaine est bien plus crédible qu'une reconstitution trois mois plus tard.

Une application GPS ou de suivi de kilométrage remplace-t-elle le besoin d'un champ « but »? Non — le suivi GPS automatique peut capter fiablement la date, la distance et la destination, mais vous devez tout de même consigner vous-même le but professionnel, puisque ce n'est pas quelque chose qu'un GPS peut déduire.

Source officielle : ARC – Dépenses relatives aux véhicules à moteur